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Digitalisation : Notre guide

Digitalisation : notre guide
La majorité des entreprises voient dans l’informatique un coût que ce soit au niveau matériel, logiciel ou même l’usage interne/externe d’informaticien, et non un investissement.

Chaque entreprise utilise des moyens informatiques qui sont différents et qui ne sont pas toujours adaptés. Ces entreprises ne voient que la pointe de l’iceberg, et pas les risques liés au surcoût.

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Table des matières

Pourquoi investir dans la digitalisation de son entreprise ?

La digitalisation permet de répondre aux besoins du terrain

  • L’employé travaille-t-il d’un bureau ou est-il mobile ? Est-il parfois hybride?
  • Le matériel correspond-t-il aux réalités du terrain?
  • Les frais engendrés sont -ils juste par rapport à l’investissement et l’investissement à l’utilisation ?
  • Les logiciels informatiques, sont-ils adaptés à l’usage demandé, le collaboratif , l'interopérabilité ?

Au niveau matériel, les entreprises passent d’un simple ordinateur de bureau à un ordinateur portable, un téléphone et autres accessoires connectés. Bien que parfois cela puisse correspondre aux réalités du terrain, ce n’est pas toujours le cas. Des tablettes pourront être utiles mais elles ne remplacent pas les performances ou la capacité de stockage d’un ordinateur. De nombreuses entreprises mettent également à disposition des ordinateurs portables pour des employés qui restent toute la journée à leur bureau.

Les logiciels d’une entreprise ne sont pas spécialement adaptés à toutes les entreprises. Généralement les personnalisation ainsi que les formations à l’utilisation des logiciels ne sont pas comprises dans le prix des licences. Nous nous retrouvons ainsi avec des entreprises qui paient le même prix que d’autres mais pour utiliser seulement 25% des capacités du logiciel.

Chaque entreprise a des besoins uniques aussi bien en termes de matériel que de logiciel et les entreprises ont tendances à oublier ce point crucial et ainsi creuser un gouffre de dépenses non nécessaire.

La digitalisation qu’elle soit interne ou externe a un coût de base qui ne saurait être réduit. Or, en cas de crise, les entreprises regardent à la loupe les dépenses (informatiques ou autres) pour des questions de rentabilité, mais elles omettent les points précités. 

Qu’elle soit interne ou externe, l’informatique couterait moins chère si la prévention était appliquée. L’adage « Mieux vaut prévenir que guérir » vaut pour l’informatique également et cela permet de s’assurer que les solutions mises en place sont vraiment dans le bien de l’entreprise même si celles-ci peuvent être un peu plus chères (ou moins chères). Cela ne sert à rien de sacrifier l’informatique si cela engendre d’autres problèmes dans l’entreprise.  

La digitalisation permet de garder un avantage concurrentiel

Le covid nous a montré que pour garder la tête hors de l’eau, la digitalisation était impérative. Les entreprises qui ont su avoir une présence en ligne ont été moins impactées par la crise que les autres qui se reposaient trop sur leurs habitudes plus conventionnelles.

La technologie évolue et ne doit pas devenir un poids pour l’entreprise et encore moins pour les employés. Celle-ci doit évoluer selon les besoins de l’entreprise. Un retard dans cette évolution engendrera une perte financière et de clients, ce qui vous fera perdre un avantage concurrentiel.  

Une entreprise qui gère son parc informatique correctement se porte mieux qu’une autre. la digitalisation doit permettre d’acquérir des solutions adaptées au travail des employés et des entreprises.

Un des moyens de se faciliter la vie est d’utiliser des outils de gestion interconnectés comme : 

Quand une entreprise fait donc son audit de coût/rentabilité, elle doit prendre en compte qu’une bonne gestion de la digitalisation facilite la répartition des coûts,  le rendement du travail et permettre un meilleur contact avec les clients. 

La digitalisation d'une entreprise : quelles étapes?

Si certaines entreprises ne se digitalisent pas, c’est généralement à cause d’un manque d’informations aussi bien sur le coût que sur la gestion de ce procédé. Mais cela peut être également à cause de l’ignorance de ce que la digitalisation peut faire pour votre entreprise. La digitalisation est alors vue comme un coût et non comme un investissement.

La mise en place d'un processus de digitalisation

De nos jours, de nombreuses entreprises continuent de prendre des risques soit en n’étant pas visibles sur internet, soit en ne gardant pas de sauvegardes numériques de leurs documents. Ce risque peut engendrer la perte de données importantes et confidentielles ce qui est dramatique en terme de RGPD. Un simple backup dans le cloud permet aux entreprises d’éviter ce risque non nécessaire. Certes il faudra prendre le temps de digitaliser le plus d’actions possible mais cela permettra de gagner du temps et de la sécurité et de la visibilité par la suite.

Le changements des habitudes

L’être humain aime ses habitudes et n’aime pas les changer. Or, le changement digital n’est pas spécialement négatif. Préférez vous garder votre papier et vos dizaines de post-it partout au risque de les perdre alors que vous pourriez gagner du temps en ayant directement une trace numérique? Faites comprendre à vos employés les avantages de ces changements et prenez le temps de leur expliquer les différentes façons de faire afin de faciliter la transition.

Par où doit-on commencer pour digitaliser son entreprise?

L'audit : définir les besoins de l'entreprise

Comme à chaque fois, l’audit est l’élément central par où commencer lorsque vous désirez introduire un changement. Faire un audit de l’entreprise avec les différents aspects (départements, les horaires, la mobilité, le cloud, le partage d’information, etc) permet de comprendre comment fonctionne l’entreprise (productivité, rentabilité, performance) et quels sont ses besoins. 

La réussite de la digitalisation est un enjeu de taille, les choix matériels et logiciels en fonction de l’utilisation est un choix crucial.

S’assurer que la technologique peut évoluer régulièrement est également très important. Personne n’a envie de mettre en place un programme qui est en fin de vie et devoir changer dans 6 mois ou 1 an. Cela demande une réflexion stratégique en amont afin de n’omettre aucun détail.  

L'investissement : acheter le matériel et les logiciels

Une fois le matériel choisi en fonction des besoins de chaque département, il sera nécessaire d’en faire l’acquisition. Il s’agit généralement de la partie qui fait le moins plaisir aussi bien aux dirigeants qu’aux financiers et qu’au portefeuille de l’entreprise.

Ne soyez pas tenter de prendre du matériel « bas de gamme ». Il tiendra moins longtemps ou ne correspondra pas à vos besoins et vous allez devoir changer pour un coût supérieur.

Il est cependant possible de trouver des solutions de leasing comme par exemple pour les imprimantes. A vous de voir si dans le temps cette solution est plus ou moins rentable qu’un achat direct de matériel.

Les formations : Former vos collaborateurs à l'utilisation

Il existe de nombreuses formations pour l’utilisation des différents outils/logiciels informatiques. Avec internet, il est d’autant plus facile de se former mais il vous reste également l’option d’un formateur à qui vous pourrez poser directement toutes vos questions.

Quel que soit votre choix, il est important de former ses collaborateurs afin que ceux-ci puisse se servir du matériel ou des logiciels de façon optimale et ainsi éviter les erreurs qui pourraient réduire votre rentabilité.

La maintenance : Entretenir son matériel et ses logiciels

Comme pour tout ce qui se trouve dans une entreprise, la maintenance informatique est une nécessité souvent délaissée.

Quand nous parlons d’entretien, il s’agit de la maintenance aussi bien matérielle que logicielle. Veillez à ce que votre matériel soit utilisé de façon optimale et que vos logiciels sont régulièrement mis à jour. Cela permet de prolonger la durée de vie mais aussi de réduire les failles de sécurité dans votre entreprise.

Pour la maintenance, vous pouvez soit le faire en interne mais cela nécessite un informaticien ou alors vous pouvez passer par une entreprise externe qui se chargera de la maintenance et la gestion de votre parc informatique. Lors d’un incident, il vous suffira de les contacter et ceux-ci s’occuperont de régler le soucis. Certaines entreprises comme TechTurn permettent d’installer des logiciels de monitoring afin d’ajouter un aspect préventif.

Faut-il internaliser ou externaliser l’informatique de son entreprise ?

Les entreprises tiennent plus que de raison, l’informatique à la loupe, surtout le cout de celui-ci.  

Doit-on externaliser ou bien garder un service interne ? 

Garder un service informatique interne

Ce service informatique totalement opérationnel en interne, nécessite de lourds investissements. Les grandes entreprises peuvent se le permettre mais pas les plus petites.  

En effet, il faut pouvoir trouver un profil qui a des compétences techniques mais aussi de l’expérience. Ce type de profil est rare et il faut donc pouvoir se permettre d’attirer ce genre de profil. De plus, il lui faudra idéalement un local où travailler ainsi qu’un local où gérer le matériel informatique. 

Engager un service informatique externe

Celle-ci est une opportunité, car ce type de service permet d’avoir généralement plus de compétences car ce service ne travaille pas uniquement avec une seule entreprise et permet de renforcer une équipe interne.  

Il existe également d’autres avantages, comme la sécurité des données, la flexibilité lors de grands changements dans un département, la périodicité des interventions, etc. 

Installer une solution hybride?

Dans les faits, nous constatons que disposer de l’ensemble des compétences est difficile à cause de l’évolution permanente des technologies et du manque d’implication qui peut venir d’un service interne.  Ceci concerne tous les types d’entreprises sans exception de nos jours. 

Cette méthode est une véritable opportunité de pouvoir réguler les coûts.  Car vous avez une personne en interne qui s’occupe du travail mais vous avez un prestataire externe ponctuel qui peut intervenir en cas de besoin  ou de surcharge.

Conclusion

La digitalisation d’une entreprise passe aussi bien par son site internet & ses réseaux sociaux que par le matériel et les logiciels utilisés. De nombreuses entreprises voient la digitalisation comme un coût inévitable sans pour autant voir la multitude d’avantages que cela permet d’avoir. Les prises de décisions ne doivent pas se baser uniquement sur la rentabilité, mais sur des points clairs. Quels sont les besoins réels de l’entreprise ? Comment gérer la disponibilité de l’information ?  Quid du coût de la formation d’un interne/externe? Quel est le temps de réponse sans service informatique?

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